Методика преобразования документации в цифровой формат

Основными требованиями к возможному функционалу ПО являлись:
1. Большое облако хранения необходимой информации.
2. Легкой и понятный для восприятия интерфейс.
3. Возможности быстрого поиска и доступа к требуемой информации.
4. Возможность обеспечить полную «прозрачность» на всех этапах проверки и согласований поступающей документации.

После исследования нескольких доступных программных обеспечений, сотрудникам было предложено обучение, после которого встал вопрос об актуальности перехода на электронный документооборот всех участников строительства.

Для представителей Заказчика переход на ЭДО создает условия при которых он имеет доступ ко всей аналитике, графикам и бюджету строительства в любой момент и на любом этапе.

Для лица, осуществляющего строительство (Генерального подрядчика) ЭДО открывает возможности быстрого согласования проектной и рабочей документации, формирования отчетов для службы Заказчика, взаимодействие с подрядными и субподрядными организациями.

Для Подрядных организаций переход на ЭДО обеспечит доступ только к актуальной документации, что позволит избежать выполнения работ не предусмотренных проектом, ускорит составление и подписание исполнительной документации для подтверждения выполненных объемов работ, что в последствии будет являться необходимым для составления форм КС-2 и КС-3.
Для организаций, которые задействованы в разработке проектной и рабочей документации переход на ЭДО значительно упрощает взаимодействие между инженерами, задействованными в разработке смежных разделов технической документации, так как при помощи облачного хранилища открывается возможность быстрого поиска и сопоставления нескольких проектов, что исключает возможные наложения и коллизий.
Службе эксплуатации ЭДО предоставляется право доступа к архиву исполнительной документации, что обеспечит оперативность в поиске необходимой для ресурсоснабжающих организаций истребуемых документов для обеспечения и беспрепятственного эксплуатирования.

Электронный документооборот упрощает взаимодействие с органами Госстрой надзора, так как в программном обеспечении отображены все требования органов надзора, что упрощает предоставление всей необходимой информации, требуемой органами при проверках. Быстрые доступ и поиск необходимой информации занимает мало времени, а время один из немало важных факторов в процессе выполнения работ по реализации проекта.